Agile Moderation - 8 Chancen für Effizienz, Effektivität & Produktivität in Meetings & Workshops

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Haben auch Sie genug von endlosen Diskussionen, wenig Output und ergebnislosen Meetings? Wünschen Sie sich mehr Effizienz & Effektivität in Meetings und Workshops? Sind Sie offen für Neues? Nutzen Sie die 8 Chancen Agiler Moderation!

Agile Moderation ist zielführend, um auch bei komplexen Themen effizient, effektiv und konstruktiv gemeinsame Lösungen zu entwickeln. Während Agiles Arbeiten Einzug hält in alle Bereiche des Business – weit über das Projektmanagement hinaus – wird zuweilen jedoch übersehen, dass das Herz der Agilität nicht nur Methoden sind, sondern das Mindset – auf die Haltung kommt es an! Die Haltung ist auch die Grundlage für gelingende agile Moderation.

Agile Moderation - Chancen x 8

1. Vertrauen & Offenheit fördern

Agile Moderation beginnt beim Mindset und bei der Kultur des Miteinanders. Die Zusammenarbeit ist geprägt vom Gedenken „Fehler = Helfer“; Schuldzuweisungen sind tabu. Wer agil moderiert, schafft in seinem Team ein Klima von Vertrauen & Offenheit. Basierend darauf kann der Kerngedanke agilen Handels - „kurz planen, starten, Fehler erkennen & daraus lernen“  - mit Leben gefüllt werden und zum Erfolg zu führen. Um gleich zu Beginn des Workshops eine offene Atmosphäre herzustellen, ist ein Check-In als #Hashtagging oder Line-Up hilfreich.

2. Kollektive Intelligenz nutzen

Idealerweise ist jedes Team heterogen und hat vielfältige Expertisen. Agile Moderation ermöglicht es, diese Potenziale zu heben,  zu vernetzen und auch komplexe Herausforderungen effizient zu lösen. Agile Moderation richtet den Fokus auf die Steuerung des Prozesses, nimmt sich inhaltlich zurück und hat immer das Ziel im Blick. In Führung & Projektmanagement ist dies möglicherweise  erstmal eine Herausforderung für diejenigen, die gewohnt sind, ihre Meinung kundzutun. Wichtig ist hier, ein klares Rollenbewusstsein zu entwickeln und den Gedanken der dienenden Führung hervorzuheben. Das Team ist meist ohnehin tief in den Fachthemen verwurzelt, so dass Führung sich hier durchaus inhaltlich zurücknehmen kann, um den  Weg für eine erfolgreiche Moderation zu ebnen und das geballte Wissen optimal zu nutzen. Formate hierfür sind z.b. World Café, ProActionCafé oder FishBowl.

3. Ergebnisse erzielen – realistisch & umsetzbar

Workshops & Meetings sind kein wünsch-dir-was! Der Weg zur gemeinsamen Lösung hat einen Rahmen – strategisch, organisatorisch, finanziell, zeitlich. Diesen gilt es transparent zu machen, um Alibi-Moderationen zu vermeiden. Entscheidende Erfolgsfaktoren sind daher: Moderations-Check & Rahmen abstecken, zielführende Fragestellungen, der Fokus auf den eigenen Einflussbereich und konsequentes Time-Boxing mit einem Time-Timer als Tool. Nur so kann Agile Moderation das Ziel und den Rahmen im Blick und das Team auf Kurs halten. Was passiert, wenn die Gruppe den Fokus auf den eigenen Einflussbereich verliert? Die Ideen der Teilnehmer sprudeln dann auch – allerdings möglicherweise in die falsche Richtung. Um in der eigenen Komfortzone bleiben zu können wird nicht vor der eigenen Türe gekehrt, sondern vor der des Nachbarn. Die Gruppe hat dann selbst keine Einflussmöglichkeit auf erarbeiteten Maßnahmen. Entscheidend ist es daher, Aktivitäten zu entwickeln, die von den Anwesenden selbst umgesetzt werden können. Und die findet man meist nur, wenn Rahmen & Fokus klar sind. Der Circle-of-Influence ist ein hilfreiches Bild, um den eigenen Einflussbereich zu verdeutlichen.

4. Neue Lösungsperspektiven sichtbar machen

Perspektivwechsel ist Programm in der Agilen Moderation. Ein „Ach – so habe ich das noch gar nicht gesehen...“ ist die erhellende Erkenntnis, nach einer fremden Sicht auf die Sachlage. Gerade in Situationen, die verfahren erscheinen, eröffnet der Blick aus einer anderen Richtung neue Sichtweisen und lässt daraus überraschende Lösungen entstehen. Betrachten Sie beispielsweise die Entwicklung eines neuen Produktes

• aus der Sicht des Kunden (Entwickeln sie dafür eine typische „Persona“)
• aus der Sicht der Produktentwicklung
• aus dem Blickwinkel des Vertriebs
• der Sicht des Marketings oder
• mit der Brille des Wettbewerbs.

So werden andere Facetten deutlich und Aha-Effekte möglich. Der Weg zu neuen Perspektiven führt – wie könnte es anders sein – über eine Frage, wie z.B. „Wir fragen unsere Kunden, wie unser neues Produkt sein soll: Welche Features werden genannt?“ oder „Branchenvorreiter X ist in unserer Situation: Welche Maßnahmen ergreift er?“

5. Einwände & Vorbehalte antizipieren

Der Perspektivenwechsel hat einen weiteren wichtigen Aspekt: er bringt beim agilen Moderieren nicht nur eine andere Sicht, um zu neuen Ideen & Lösungen zu kommen. Er hilft auch dabei,  die erarbeiteten Lösungsansätze am Ende aus verschiedenen Perspektiven auf Herz und Nieren zu prüfen. So lassen sich Einwände von Vorgesetzten, Kunden oder Geschäftspartnern antizipieren und bereits im Vorfeld berücksichtigen. Fragen sind hier z.B. „Wenn wir diese Lösungen unserem Product Owner präsentieren – welche Vorbehalte sieht er?

6. Kreativität ermöglichen

Die Basis für Kreativität sind das Wollen & Können & Dürfen der Teilnehmer. Dazu braucht es mehr als eine explizite Aufforderung. Ein „Jetzt seid mal kreativ!“ ist eher ein Killer als ein Motivator. Eine elementare Rolle für Kreativität ist eine vertrauensvolle & offene Atmosphäre, die durch agile Moderation möglich wird. Die Teilnehmer sollen den Sinn verstehen, sich im Setting wohl fühlen und sich trauen. Dafür braucht es ein angstfreies Umfeld. Wer Angst vor einer möglichen Blamage hat, wird nicht kreativ sein. Kreativität wird durchs Tun erfolgreich – nicht durchs drüber Reden. Also: einfach mal machen! Haben Sie ausreichend Material dabei und lassen Sie Ihre Teilnehmer basteln und bauen. Moderationskarten, Post-It´s, Papier, Stifte, Scheren, Klebstoff sind fast immer vorhanden und auch Playmobil-Figuren oder LEGO Serious Play unterstützen Kreatives Arbeiten.

7. Transparenz schaffen

Jeder weiß, wovon der andere spricht. Klingt nach einer Illusion? Nicht in der Agilen Moderation. Wo in klassischen Meetings viel gesprochen und dabei oft auch viel aneinander vorbeigeredet wird, kommt in der Agilen Moderation die Frage als wichtigstes Werkzeug ins Spiel: Greifbar wird Gesagtes dann, wenn jeder das Gleiche versteht. Fragen sind daher nicht nur ein Werkzeug, um zu neuem Denken zu inspirieren und Reaktionen zu antizipieren, sondern auch um sicherzustellen, dass jeder genau versteht,  worum es dem Anderen geht. Vor allem wenn Schlagworte im Spiel sind, gilt es, diese gezielt zu hinterfragen und zu klären. Nehmen wir den Begriff „Wertschätzung“: Was genau bedeutet der Begriff für jeden Einzelnen? Was versteht jeder Teilnehmer darunter? Welche Verhaltensweisen wünscht er sich, damit er sich wertgeschätzt fühlt? Die entsprechenden Fragen schaffen Klarheit & Transparenz.

8. Flow fördern: Erfolgserlebnisse & Freude am Tun ermöglichen

Moderation ist nicht in erster Linie dazu da, um Spaß zu verbreiten. Gleichzeitig hilft eine offene, vertrauensvolle & humorvolle Atmosphäre dabei, die kollektive Intelligenz hervorzubringen und ermuntert jeden Einzelnen dazu, sich intensiv einzubringen. Klare Ziele, ein definierter Rahmen, kluge Fragen und eine offene Atmosphäre führen zu realistischen und umsetzbaren Ergebnissen – dem Sinn agiler Moderation. Das fördert Erfolgserlebnisse und  Erfolg macht Spaß – während der Arbeit und danach.

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Literatur-Tipps:

• AGIL MODERIEREN - Konkrete Ergebnisse statt endloser Diskussion. STACH, Michaela
• AGIL MODERIEREN – Erfolgreiche Veranstaltungen gestalten. Dynamisch, simpel und strukturiert. KOGLIN, Patrick.
• AGIL MODERIEREN – kompakt. KOGLIN, Patrick.
• PRAXISBUCH AGILITÄT – Tools für Personal- und Organisationsentwicklung. HÄUSLING / RÖMER / ZEPPENFELD