Auftrag klar? Delegation Poker statt Rückdelegation

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Rund 1.000 Beschäftigte hat das Markt- und Meinungsforschungsinstitut Forsa befragt: „An wen wenden Sie sich, wenn Sie mit einer Frage nicht weiter kommen?“ Etwa 50 Prozent klopft bei Kollegen an. Knapp 40 Prozent fragt bei ihrer Führungskraft nach. Ein hoher Prozentsatz! Wie lässt sich dieses Ausmaß an Rückdelegation vermeiden?

Rückdelegation vermeiden, Aufgaben bewältigen

Das Vertrauen der Mitarbeiter in ihre Führungskräfte ist erfreulich. Doch wenn sich zwei von fünf Mitarbeitern an die Führungskraft wenden, hat diese ein Problem: Sie will und muss Aufgaben delegieren. Rückdelegation in einem solchen Umfang kann nicht in ihrem Sinne sein: Erfolgreich zu delegieren, ist ein Ausweis guter Führungsarbeit. Zugleich muss eine Führungskraft ihre eigene Arbeitsmenge kontrollieren und begrenzen.

Deshalb sollten Führungskräfte alles daran setzen, Rückdelegation zu vermeiden – besonders dann, wenn sich ihr Unternehmen dazu entschlossen hat, agil zu arbeiten. Agile Arbeit steht und fällt mit der Selbständigkeit und der Problemlösungskompetenz der Mitarbeiter. 

Schattierungen der Delegation

Was also können Sie als Führungskraft tun, um Rückdelegation zu vermeiden und die Selbständigkeit Ihrer Mitarbeiter zu stärken? Wir machen gute Erfahrungen mit dem Delegation Poker. Der Delegation Poker hilft, die Erwartungen auf der Seite der Führungskraft wie auf der Seite des Mitarbeiter zu klären, Missverständnisse zu vermeiden und Rückdelegation zu minimieren.

Der Delegation Poker ist ein Kartenspiel, entwickelt von Jürgen Apello. Es besteht aus sieben Karten, die sieben Delegationsstufen symbolisieren. Jede Stufe hat eine Punktzahl. Je weitgehender die Delegation, desto höher die Punktzahl.

Die 7 Delegationsstufen:

• Stufe 1: Anweisen: Ich weise an.
• Stufe 2: Verkaufen: Ich entscheide, aber ich versuche, zu überzeugen.
• Stufe 3: Konsultieren: Ich hole mir Meinungen ein und entscheide dann selbst.
• Stufe 4: Vereinbaren: Wir treffen die Entscheidung gemeinsam.
• Stufe 5: Beraten: Ich gebe Rat, lasse aber den Mitarbeiter entscheiden.
• Stufe 6: Erkundigen: Ich erkundige mich, nachdem die Entscheidung gefallen ist.
• Stufe 7: Delegieren: Ich delegiere vollständig und muss nicht mehr informiert werden.

Arbeiten mit dem Delegation Poker

Der Delegation Poker lässt sich in unterschiedlichen Varianten und Szenarien einsetzen: Zwei davon sind diese:

1. Delegation im Team auspokern:

Sie als Führungskraft stellen Ihrem Team die Aufgaben vor, die Sie delegieren wollen – eine nach der anderen. Für jede Aufgabe wählt jeder Mitarbeiter eine Karte. Mit seiner Wahl zeigt der Mitarbeiter an, wie er die Aufgabe einschätzt: Wie würde er den Dialog führen und wie wäre seine Herangehensweise?

Wenn alle Aufgaben vorgestellt sind, diskutiert das Team über die Aufgabenverteilung. Der Vorteil dieser Spielvariante: Zusammen mit dem Delegation Poker können sich Mitarbeiter für eine Aufgabe ins Gespräch bringen, an die Sie eventuell nicht gedacht haben. Umgekehrt haben Mitarbeiter die Chance, sich für eine Aufgabe zu profilieren, die sie wirklich interessiert. Auf die Art können sie sich an etwas Neues heranwagen und an ihren Aufgaben wachsen.

2. Erwartungshaltung klären:

In der Variante zwei wird nur eine Aufgabe vorgestellt und diskutiert. Nachdem Sie die Aufgabe präsentiert haben, ziehen die Mitspieler eine Karte, die sie für angemessen erachten. Haben alle Mitspieler die gleiche Karte gezogen, dann schätzen sie offenbar in gleicher Weise ein, was nötig ist, um die Aufgabe angemessen zu lösen.

Verschiedene Karten weisen unterschiedliche Erwartungen und Ansprüche aus. In dem Fall müssen Sie im Team die Erwartungen diskutieren und anschließend wieder Karten ziehen – so lange bis in Ihrem Team die Erwartungshaltung übereinstimmt.

Was kann und will Ihr Mitarbeiter leisten? Fragen Sie ihn

Der Delegation Poker macht deutlich, dass das Delegieren von Aufgaben viele Schattierungen kennt – jenseits von „ich mache alles selbst“ und „ich gebe die Aufgabe ab und kümmere mich nicht mehr darum“. Zugleich öffnet er dafür, dass Sie sich am Mitarbeiter und an der jeweiligen Situation orientieren sollten, wenn Sie Rückdelegation vermeiden wollen.

Zum Seminar: Agile Leadership: Mindset. Modelle. Methoden.

Quelle: Mitarbeiterbefragung. Vertrauen in die Führungskräfte groß. managerSeminare, Heft 217, April 2016, S. 10.