ACADEMY 4 EXCELLENCE Barcamp – eine interaktive Methode für Austausch und Zusammenarbeit

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Ein Barcamp ist eine besondere Art von Konferenz oder Veranstaltung. Im Gegensatz zu konventionellen Großgruppenkonferenzen mit langen Tischtafeln und Frontalvorträgen lädt das Barcamp alle Teilnehmer zur aktiven Mitarbeit und Gestaltung ein. Es gibt im Voraus kein festgelegtes Programm. Stattdessen wird gemeinsam entschieden, welche Themen besprochen und erarbeitet werden. Außerdem erhalten alle Teilnehmer die Möglichkeit, ihr Wissen und ihre Erfahrungen aktiv einzubringen und mit anderen Teilnehmern in einen offenen Dialog zu treten.

Der Ablauf eines Barcamps

Das Barcamp steht unter einem großen Hauptthema. Hierzu sind alle teilnehmenden Personen eingeladen - entweder vorab oder spontan zu Beginn der Veranstaltung – sich aktiv einzubringen, sei es durch das Halten einer Session, das Stellen von Fragen, das Teilen von Erfahrungen oder das Mitwirken an Diskussionen. Hierbei können aktuelle Themen, Trends oder Herausforderungen angesprochen werden, die für die Themengebenden relevant sind.

Die Aufgabe des Moderators bzw. Facilitators besteht nun darin, die Themenwünsche der Teilnehmenden in den jeweiligen Zeitplan zu integrieren. Dazu werden die Sitzungen mit Hilfe einer Matrix auf die verschiedenen Räume (Spalten) und Uhrzeiten (Zeilen) verteilt. Der Sitzungsplan dient fortan als Programmagenda des Barcamps.

Es sollte sichergestellt sein, dass alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, ihre Meinungen und Ideen zu teilen und miteinander zu diskutieren. Die jeweiligen Ergebnisse der Gruppenarbeiten können durch Einsatz eines Protokollanten ideal festgehalten werden.

Für die ideale Effizienz des Zeitplans werden bei den Barcamp-Diskussionen regelmäßig Pausen eingelegt, um Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, neue Energie zu tanken und die nächste Session auszuwählen.

Nach Abschluss des Zeitplans und Beenden der Diskussionen über die jeweiligen Themen veranstaltet der Moderator/Facilitator eine Abschlussdiskussion, in der die wichtigsten Ergebnisse und Lösungen vorgestellt werden.

Welche Regeln sollten beachtet werden?

1. Die Themenvorschläge für die Sessions sollten kurz, präzise und aussagekräftig sein. Um eine gute Session zu ermöglichen und Missverständnisse zu vermeiden, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Menschen wissen, was diejenigen, die Sessions anbieten, vorhaben.
2. Es kann so viele Sessions geben, wie es Räume gibt. Wenn es beispielsweise 5 Sessionslots nacheinander und 6 Räume gibt, sind 30 Sessions möglich.
3. Eine Session kann stattfinden, wenn sie mindestens zwei Personen interessiert. Allerdings können diejenigen, die Sessions anbieten selbst eine Mindestanzahl an Teilnehmenden festlegen, wenn dies beispielsweise für den Erfolg der Methode notwendig ist.
4. Eine Person kann mehrere Sessions anbieten. Theoretisch kann eine Person so viele Sessions anbieten, wie es Zeitslots gibt.
5. Jede Session wird dokumentiert. Dies hilft dabei, dass die Diskussionen und Ergebnisse festgehalten werden und anderen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden können.
6. Die Teilnehmenden dürfen eine Session mittendrin verlassen. Niemand soll seine Zeit vergeuden und das Maximale für sich und andere aus dem Barcamp herausholen.

Als Empfehlung gilt, eine Session nach ca 45 Minuten zu beenden, auch wenn am Ende einer Session häufig noch interessante Fragen oder spannende Diskussionen unabgeschlossen bleiben. Das gebietet die Rücksicht auf diejenigen Teilnehmenden, die gerne den Raum verlassen, oder Sessionanbieterinnen, die den Raum für eine nächste Session vorbereiten wollen. In einer entsprechenden Situation sollte kurz vor Ende der 45 Minuten thematisiert werden, ob Interessierte ihre Diskussion zu einem Kaffee verlagern oder eine andere Form der Fortsetzung vereinbaren.

Worin unterscheiden sich die Formate Barcamp und World Café?

Die beiden Formate hören sich sehr ähnlich an und sind für große Gruppen ausgelegt. Allerdings gibt beim World-Café der Moderator der Veranstaltung die Fragestellungen an den Tischen vor. Den Input zum Gesamtthema erhalten auch alle Teilnehmenden zusammen im Vorfeld (z.B. in einem Vortrag oder bei der Anmoderation). Die Gastgeber sind eher eine Art Moderator an den Tischen. Die Struktur ist durch die Moderation vorgegeben und evtl. auch die Richtung, wohin die Fragen leiten. Nicht umsonst heißt es „wer fragt, der führt“. Der Ablauf bzw. die Themen, über die diskutiert werden, sind vorher fest definiert.

Chancen des Barcamps

Das Barcamp-Format fördert die Vernetzung und den Aufbau von Beziehungen zwischen den Teilnehmern. Durch den informellen Charakter der Veranstaltung entstehen zahlreiche Gelegenheiten für Gespräche, Netzwerken und das Knüpfen neuer Kontakte. Viele Barcamps bieten auch Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und zum gemeinsamen Arbeiten an Projekten, wodurch sich oft langfristige Beziehungen und Kooperationen entwickeln.

Darüber hinaus ist ein Barcamp eine kostengünstige Veranstaltungsform. Da die Organisation meist von Freiwilligen übernommen wird und die Teilnehmerzahl flexibel ist, entstehen keine hohen Kosten für Räumlichkeiten oder Sprecherhonorare. Dies macht Barcamps zugänglich und attraktiv für eine breite Zielgruppe, unabhängig von finanziellen oder beruflichen Hintergründen.

Ein wichtiger Aspekt, der zum Erfolg eines Barcamps beiträgt, ist die Teilnahmebereitschaft der Teilnehmer. Um ein erfolgreiches Barcamp zu gestalten, ist es wichtig, dass die Teilnehmer offen sind, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu teilen, sich aktiv einzubringen und anderen zuzuhören.

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Co-Autoren: Melina Hempf, Marvin Hinz und Stefanie Piepkorn