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ACADEMY 4 EXCELLENCE Die transformative Kraft eines Agile Coaches für die öffentliche Verwaltung

ACADEMY 4 EXCELLENCE  |  passion for people development

Wir leben in einer Welt des stetigen Wandels und der wachsenden Komplexität. Damit wird Agilität zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg von Organisationen. Dem gegenüber stehen Richtlinien, Verordnungen, Standards, Hierarchien und langwierige Entscheidungsprozesse. Sie sollen für Stabilität sorgen. Gleichzeitig werden sie zur echten Herausforderung im agilen Transformationsprozess. Hier kommt der Agile Coach ins Spiel. Er inspiriert und befähigt nicht nur Menschen mit seinem umfangreichen Fachwissen in agilen Methoden und Praktiken. Der Agile Coach unterstützt vor allem dabei, das Verständnis für agile Denkweisen zu etablieren.

Wir haben mit unseren Trainerinnen Eva Apitzsch und Elena Reitmann gesprochen. Sie bilden Agile Coaches für Körperschaften des öffentlichen Rechts aus und wissen, worauf es ankommt.

 

Ihr erlebt gerade einen richtigen Run auf die Agile Coach Ausbildung. Was denkt ihr, woran liegt das?

Elena: Das stimmt. Derzeit begleiten wir rund ein halbes Duzend Gruppen parallel. Pro Gruppe haben wir ca. 16 teilnehmende Personen aus der öffentlichen Verwaltung.

Eva: Ich glaube, die hohe Nachfrage an Agile Coach Ausbildungen hat viele Gründe. Die Pandemie beispielsweise hat ganz klar gezeigt, dass innerhalb kürzester Zeit ein erhöhter Bedarf an Digitalisierungsleistungen aufkam. Das lässt keinen Raum für langwierige Entscheidungsprozesse. Kunden haben ein Interesse an einfachen, schnell und überall verfügbaren Lösungen. Es geht um Ergebnisorientierung. An dieser Stelle ist ein Umdenken erforderlich.

 

Agile Coach
Agile Coach

Und diese Bedeutung kommt dem Agile Coach zu?

Elena: Genau. Der Agile Coach fordert traditionelle Denkmuster und Arbeitsabläufe heraus und hilft dabei, das Verständnis für agiles Arbeiten und Denken zu etablieren. Die Werte und Prinzipien aus dem agilen Manifest bilden die Basis, um eine Kultur des gemeinsamen Lernens, der Kollaboration, des Ausprobierens und der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.

 

Jetzt ist es so, dass wenn sich Rahmenbedingungen ändern oder etwas Neues ausprobiert wird, auch eher Fehler gemacht werden. Und das ist häufig mit Scham oder Sorge verbunden. Wie geht ihr mit diesen Bedenken um?

Elena: Ja, Scheitern und Fehler sind unangenehm. Genauso wie die Gespräche darüber. Werden diese Gefühle noch seitens der Führungskräfte verstärkt, fördert das die Tendenz, lieber gar kein Risiko einzugehen. Doch, wo gehobelt wird, da fallen auch Späne. Bei der Beantwortung dieser Frage lohnt sich ein Blick über den Tellerrand zu Hoch-Risiko-Organisationen. Dazu zählen z.B. medizinische Notfallteams oder der Flugverkehr. Obwohl Fehler dort tödliche Konsequenzen haben können, geht es nicht um absolute Fehlervermeidung. Es geht vielmehr darum, den Umgang mit Fehlern zu trainieren und Fehler offen anzusprechen, um Fehlerketten zu durchbrechen.

 

Das erfordert ein Umfeld, das von Offenheit und Vertrauen geprägt ist und in dem eng mit Führungskräften zusammengearbeitet wird. Wie kann ein Agile Coach das fördern?

Eva: Jedes Ministerium, jeder Träger, jeder Bereich und jede Abteilung hat seine ganz eigenen Abläufe, Prozesse, Strukturen und auch Kulturen. Die öffentliche Verwaltung ist stark hierarchisch geprägt. Führung begegnet uns über verschiedene Ebenen, z.B. in Form von Abteilungs-, Unterabteilungs- und Referatsleitern. Um etablierte Gewohnheiten zu verändern, Silodenken- und handeln aufzubrechen, braucht es Zeit und Geduld. Hauruck-Aktionen wirken schnell überfordernd. Einen möglichen Ansatz bietet eine Mischform aus agilen und klassischen Organisationsstrukturen. Ein Dual Operating System bzw. eine resiliente Organisation braucht einerseits die Power to Execute (Weisung und Kontrolle) und andererseits die Power to Innovate (Ausprobieren). Agile Coaches und Teams brauchen die Unterstützung „von oben“, um Ressourcen (Zeit, Arbeitskräfte, Materialien, Räume etc.) zum Ausprobieren zu erhalten. Ihrem Feedback entsprechend, scheint das für die Personen, die an unserer Agile Coach Ausbildung teilnehmen, oftmals die größte Herausforderung zu sein. Wir empfehlen daher, die Führungskräfte frühzeitig mit ins agile Boot zu holen.

Elena: Als Agile Coach macht es Sinn, ein schrittweises Vorgehen zu wählen. Für den Anfang eignet sich das Ausprobieren simpler Techniken, wie das Timeboxing von Referatsrunden und Meetings. Um einen nachhaltigen Wissenstransfer zu gewährleisten, ist das Debriefing relevant. Es sollte daher mit den Teilnehmenden besprochen werden, wo(zu) die Methode eingesetzt werden kann. Agile Arbeitsweisen sollten immer nur Mittel zum Zweck sein. Leider erleben wir auch immer wieder, dass sie zum Selbstzweck eingeführt werden. „Wir sind dann jetzt mal agil!“ wird zum Modethema. Anglizismen werden zu häufig genutzten inhaltslosen Buzzwords. Unverständnis sorgt für Missverständnis. Innere Widerstände bauen sich auf und lösen eine ablehnende Haltung aus. Einfachheit ist ein agiler Wert. Und der fängt bei der Sprache an.

Eva: Neben einem gut gefüllten Methodenkoffer bringt ein ausgebildeter Agile Coach vor allem die entsprechende Grundhaltung mit. Damit ist ein Coach selbst sein wichtigstes Tool. Aktiv zuzuhören, zu beobachten und zu hinterfragen ist von großer Bedeutung. Aktives Zuhören zeigt echtes Interesse sowie Wertschätzung an den Meinungen und Ideen Betroffener und Beteiligter. Anschließende Fragen und Feedback regen zur Reflexion an und ermutigen, Gedanken und Gefühle frei zu äußern. Und das ohne Angst vor negativen Konsequenzen.

 

Provokant gefragt, ruft das nicht Bedenkenträger und Widerstände auf den Plan?

Eva: Ausgesprochen oder nicht – Gedankengut existiert so oder so. Mehr direkte Interaktion fördert allerdings, dass diese Informationen transparent geteilt werden. Auf diese Weise schaffen wir Verständnis füreinander und unterstützen einen konstruktiven, respektvollen Umgang mit Widerstand und Konflikten.

Elena: Durch Schulungen, Workshops und individuelles Coaching vermittelt der Agile Coach notwendige Fähigkeiten und Techniken, um solche oder andere Herausforderungen im agilen Umfeld zu meistern.

 

Und genau das macht ihr in eurer Agile Coach Ausbildung?

Elena: Unsere Agile Coach Ausbildungen sind modular aufgebaut mit den Fokussen auf Person – also den Agile Coach in seiner eigenen Rolle und vor allem Haltung -  Team und Gruppendynamiken sowie agilen Frameworks und Methoden, z.B. für die Agile Moderation. Dabei sind Wiederholungen in bestimmten zeitlichen Abständen essentiell für den Lernprozess. Nur so bleiben die Informationen im Langzeitgedächtnis erhalten.

Eva: In den Zeiträumen von einer Wissensvermittlung bis zur nächsten geben wir Raum, das Gelernte durch Austausch und Ausprobieren zu vertiefen. Fester Bestandteil unserer Ausbildung sind Peer Group Treffen sowie Austauschformate, die an die von John Stepper entwickelte Working Out Loud (WOL) Methode angelehnt sind. Das soll die Agile Coaches, die an unserer Ausbildung teilnehmen, dazu motivieren, ihr Wissen zu teilen und sich zu vernetzen.

Elena: Nachdem unsere Teilnehmenden die Module absolviert und Arbeitsproben abgelegt haben, gibt es ein Agile Coach Zertifikat als qualifizierenden Abschluss der beruflichen Weiterbildung.

 

Rollenverständnis
Rollenverständnis

In vielen ausgeschriebenen Stellen als Agile Coach wird als Voraussetzung ein solches Zertifikat genannt. Weitere beliebte Zertifizierungen umfassen den Agile Certified Practitioner (PMI-ACP), Certified ScrumMaster (CSM), Professional Scrum Master (PSM I), Certified Scrum Product Owner (CSPO) oder Product Owner (PSPO I). Wofür ist das so wichtig?

Eva: Coach ist bis heute noch keine geschützte Berufsbezeichnung in Deutschland. Im Grunde kann sich also jeder so nennen. Organisationen schätzen die Seriosität, die ein Coach durch ein Zertifikat von einem zertifizierten Ausbildungsinstitut vermittelt. Damit verpflichtet er sich Kriterien und Ansprüchen an Ethik, Qualität, Professionalität und Integrität.

Elena: An dieser Stelle sei auch gesagt, dass sich die Rollen Agile Coach und Scrum Master in ihren Verantwortlichkeiten unterscheiden. In besagten ausgeschriebenen Stellen wird häufig nach der eierlegenden Wollmilchsau „Agile Coach/ Scrum Master (m/w/d)“ gesucht. Beides sind wichtige Rollen in agilen Umgebungen. Sie ergänzen sich und tragen zur erfolgreichen Umsetzung agiler Arbeitsweisen bei. Sie lassen sich allerdings in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten abgrenzen. Der Agile Coach ist breiter aufgestellt. Durch die Einführung und Umsetzung agiler Werte, Prinzipien und Praktiken unterstützt er die gesamte Organisation bei der agilen Transformation. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Veränderung der Denkweise und Kultur innerhalb einer Organisation. Dabei arbeitet der Agile Coach mit verschiedenen Teams zusammen.

Eva: Ein Scrum Master hingegen arbeitet mit einem oder mehreren Scrum Teams. Er unterstützt sie u.a. dabei, dass die Scrum Events regelmäßig zur selben Zeit am selben Ort stattfinden, Hindernisse zu beseitigen und die Zusammenarbeit zu fördern. Sein Fokus liegt auf dem Scrum Framework. Sprich sicherzustellen, dass es korrekt verstanden und angewendet wird. Die Basis bildet der Scrum Guide mit seinen Prinzipien und Praktiken.

Elena: Das Framework Scrum ist Bestandteil eines Moduls in unserer Agile Coach Ausbildung. Ich glaube das verdeutlicht den Unterschied nochmal ganz gut, dass die Rolle des Agile Coaches noch breiter aufgestellt ist.

 

Nun habe ich meine Ausbildung als Agile Coach absolviert und mein Zertifikat in der Hand. Wie geht es weiter?

Elena: Vernetze dich mit anderen Agile Coaches. Der Austausch hilft dir, neue Einsichten zu gewinnen und von ihren praktischen Erfahrungen mit Agilität zu lernen. Möglichkeiten zur Vernetzung bieten das Creative Bureaucracy Festival oder die Agile Verwaltung. So kannst du auch deine Motivation aufrechterhalten, wenn es in deinem eigenen Umfeld mehr Zeit und damit Geduld braucht. Höre Podcasts, lese Bücher und Fachartikel. Wir geben hierfür eine Reihe an Literaturtipps mit auf den Weg.

Eva: Suche nach Möglichkeiten, Erfahrungen durch die Teilnahme an agilen Projekten, spielerischen Gamification-Ansätzen oder Initiativen in deiner Organisation zu sammeln. Fange klein an und begeistere andere für agile Denk- und Arbeitsweisen. Agilität – v.a. agile Werte und Prinzipien zu leben - geht überall, auch in der öffentlichen Verwaltung.

Elena: Einer der wichtigsten Aspekte eines Agile Coaches ist die persönliche Entwicklung. Überlege, welche Fähigkeiten, Stärken und Erfahrungen du mitbringst und wie sie zur Rolle des Agile Coaches passen. Sei offen für Wachstum, deine ganz persönliche Lernreise und bleibe am Ball.

 

Interviewer: Melanie Janka

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Copyright © 2024 ACADEMY 4 EXCELLENCE | Ira Rueder
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